Das virtuelle Sekretariat für Ihre E-Mails

Stellen Sie sich vor, Sie befinden sich irgendwo auf diesem Planten, schreiben eine Mail und schicken eine BCC-Kopie an Ihr Sekretariat. Dort weiß man Bescheid, was zu tun ist: die Mail muss beim Adressaten in den Kontakten hinterlegt werden. Dasselbe gilt, wenn Sie eine E-Mail beantworten und die Antwort per BCC ans Sekretariat schicken. Wenn Sie eine empfangene Mail nicht beantworten müssen, sie aber wichtig ist und bei den Kontakten, also beim Absender, archiviert werden sollte, so senden Sie sie als Weiterleitung ans Sekretariat. Die fleißigen Helfer dort kümmern sich um die korrekte Ablage bzw. Archivierung.

Nach dieser einfachen Methode funktioniert das doit-Web-Mailsekretariat, nur eben ohne manuelle Eingriffe, ganz automatisch. Dahinter verbirgt sich ein neues Modul für doit-Knecht. Es ruft die an ein vorher festgelegtes Postfach adressierten Mails ab, schaut nach dem darin verborgenen Adressaten und legt sie entsprechend in den doit-Web-Kontakten ab.

Wenn kein passender Adressat gefunden wird, schreibt der Dienst eine Mail an Sie, die Sie über den Misserfolg informiert. Damit daraus doch noch ein Erfolg wird, muss die offenbar noch nicht erfasste Adressatenadresse als neuer Datensatz angelegt werden oder sie wird als weitere Mailadresse bei einem schon existierenden Kontakt hinterlegt. Die Zahl der Zusatz-Mailadressen pro Kontakt ist nicht limitiert!